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La nécessité de recourir à la mise en sommeil d’une société intervient souvent suite à la cession de son fonds de commerce par ladite société. En effet, la dissolution de la société n’est pas automatique et les dirigeants peuvent décider de conserver cette « coquille vide » pour diverses raisons (éventuelle reprise d’une nouvelle activité, considérations fiscales etc).
La mise en sommeil correspond donc à une période de cessation temporaire de l’activité. La société continue d’exister légalement et n’est donc pas radiée du RCS, mais il ne s’agit plus que d’une structure juridique vidée de toute substance. Cette période ne peut durer que deux années au maximum.
Il appartient au représentant légal de la société de prendre cette décision. Le représentant légal est libre de prendre cette décision seul, cependant il est recommandé d’obtenir l’accord des autres associés. Ainsi, le plus souvent, une assemblée générale est tenue à cet effet. Le vote sur la cessation de l’activité, tout en maintenant l’immatriculation au RCS, est alors soumis à tous les associés.
Une fois cette décision prise, il est nécessaire de procéder à sa publicité, afin de la rendre opposable aux tiers. Cette formalité de publicité consiste principalement en la notification de la décision et l’inscription au centre de formalités des entreprises qui insérera alors l’inscription modificative (cessation d’activité) au RCS. C’est le représentant légal qui doit normalement se charger de cette formalité. Le greffier du Tribunal de Commerce procèdera, quant à lui, à l’insertion automatique de cette mention au BODACC. L'insertion d'un avis de mise en sommeil dans un journal d'annonces légales est facultative.
Bien que la société en sommeil n’exerce effectivement aucune activité, elle continue d’exister légalement et fiscalement. Par conséquent, elle reste astreinte à certaines formalités.
La mise en sommeil d’une société a vocation à être seulement temporaire. En principe, elle est limitée à 2 ans. Elle prend fin soit de manière volontaire du fait des dirigeants, soit d’office par le greffier.
A tout moment suivant la décision de mise en sommeil, les dirigeants peuvent décider d’y mettre fin par une nouvelle inscription modificative au RCS. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter, à savoir :
Radiation d'office
Le greffier peut, après une période de deux années de mise en sommeil, proposer la radiation d’office de ladite société au juge commis à la surveillance du RCS. Il devra néanmoins en aviser la société au préalable. Si la radiation est prononcée, le représentant légal dispose d’un délai de 6 mois pour saisir le juge commis à la surveillance des registres afin de contester cette décision.
Ainsi, afin d’éviter le risque d’une radiation d’office, le représentant légal doit réactiver la société au plus tard deux ans après la mise en sommeil.
Si la radiation est prononcée, il dispose d'un délai de six mois pour saisir le juge commis à la surveillance du registre pour qu'il remédie à cette situation.